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Prioriser ses tâches même urgentes

Urgentes, importantes, prioritaires, comment gérer son agenda avec des tâches qui ont toutes un niveau d’urgence ou d’importance élevé ?

Dans cet atelier Trajectoires Tourisme, Emmanuel Levard – consultant en organisation chez Ivolve, nous parle des SOI “Systèmes d’Organisation Individuel” inspiré de la méthode GTD – Getting Things Done. Une méthode pour organiser et prioriser ses tâches au quotidien.

1/ Changer sa perception de notre To-do liste

Prioriser ses tâches, c’est en réalité la dernière étape à réaliser. La toute première est celle d’apprendre à gérer sa capacité à recevoir et à percevoir toutes les informations que nous recevons, toutes les actions à mener au quotidien. Emmanuel Levard les classe en trois flux distincts :

  • Les flux internes : ce sont toutes nos pensées, idées liées au professionnel ou au personnel, nos ressentis, rappels, envies…
  • les flux externes : les mails reçus, les évènements reçus, les appels, les demandes venant de l’extérieur
  • les actions et projets existants : c’est tout ce qui est déjà dans notre To-DO liste, ce que l’on sait déjà qu’il faut faire (à court, moyen ou long terme).

David Allen, auteur de la méthode GTD, explique que l’humain a environ 150 projets à atteindre (des courses à faire le soir à l’action client sur plusieurs mois), mais qu’il est en capacité d’en mener seulement 20 – 30 de front. Et lorsqu’il arrive à terminer certaines actions, d’autres demandes viennent se rajouter.

Ainsi, il y a plus d’opportunités, de choses à faire que ce que l’on est capable de mener. La première chose donc à mener, conseille Emmanuel Levard, est de changer notre perception, de ne plus les voir comme des actions à terminer mais comme un flux continuel. Il faut apprendre à ne pas se sentir submergé et stressé par ce flux.

2/ Collecter les différentes entrées

L’objectif dans cette étape est de ne pas se sentir submergé et ne pas laisser passer ou perdre des informations et des idées qui arrivent en continu.

“Si vous ne prêtez pas attention à ce qui demande votre attention, cela demandera plus d’attention que cela n’en mérite”

David Allen

La première question à se poser est la suivante : quels sont les endroits (boîte mail, boîte courrier postal, logiciel, feuille papier etc.) où j’autorise la collecte d’informations, où je répertorie toutes les actions ?

Il faut faire en sorte de limiter le nombre de lieux où vous allez venir inscrire les informations entrantes pour faciliter la recherche des actions à mener, et ainsi faciliter leur priorisation.

3/ Trier les actions et informations

Chaque matin, Emmanuel Levard commence sa journée en triant ses différentes boîtes de collecte de l’information (boîte mail par exemple). Pour trier les différentes actions, 3 règles à se poser :

  1. Tout ce qui prend moins de 2 minutes = action à réaliser tout de suite. Il faut savoir que 70% des demandes que nous recevons dans la journée se font en règle générale en moins de 2 minutes. Ranger ces actions prend alors plus de temps que de les faire.
  2. Les actions qui doivent se faire à un moment spécifique sont à reporter pour les prioriser ultérieurement
  3. Tout le reste est rangé dans la vraie liste de priorisation d’actions et projets du jour

Il est également important de présenter ses projets sous forme de résultat à atteindre (avec des verbes à l’infinitif) pour faciliter la compréhension et la phase de priorisation. Il faut aussi décortiquer les gros projets en différentes actions (ex: au lieu de “SITE WEB”, mettre “acheter un nom de domaine, travailler ses mots clés…”).

4/ Prioriser ses tâches

La méthode GTD propose un chemin de priorisation, en différentes étapes à mener dans cet ordre :

1/ Le contexte : Dans le contexte dans lequel je me situe aujourd’hui, quelle action est à mener en priorité ? Par exemple, si je suis au bureau avec une collègue, il peut être pertinent de traiter en priorité les projets qui sont en lien direct avec cette personne. Autre exemple : je me trouve dans un train sans connexion internet, je vais donc plutôt faire un travail de rédaction qui ne nécessite pas de connexion. Avant de se poser la question du projet ou action à faire, il faut donc d’abord se demander dans quel contexte on se trouve.

2/ Le temps : combien de temps ai-je devant moi ? Qu’est-ce qui me prend le plus temps par rapport au temps disponible ? On prend en priorité les projets les plus longs à mener par rapport au temps que l’on a devant soi.

3/ L’énergie : Dans quelle énergie suis-je ? Pour certains, le matin est plus propice à la créativité, pour d’autres aux tâches administratives . On perd en effet beaucoup de temps et d’énergie à se forcer à faire une action pour laquelle on n’a pas assez d’énergie ou d’envie.

A la suite de ces différentes étapes, il doit normalement vous rester 3 – 4 actions à trier. La priorisation est alors plus simple avec peu d’actions et se réduire alors à la question suivante : “Qu’est-ce qui est le plus important à faire pour ma structure ?”.

Quel outil pour prioriser ses tâches ?

Il existe plusieurs outils de gestion des tâches (Evernote, Asana, Monday.com, Things…) qui s’inspirent de la méthode GTD. Emmanuel Levard utilise l’outil OmniFocus (compatible uniquement sur Mac).

“L’important est de trouver le logiciel et la méthode qui conviennent à notre propre mode de fonctionnement”.

explique Emmanuel Levard

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