L’organisation d’évènements met en jeu des contextes et des compétences très variées, et interagit avec de nombreux partenaires ou interlocuteurs. Le contexte de la crise sanitaire et les exigences environnementales ont encore exacerbé cette mission complexe, qu’il convient d’aborder avec rigueur et méthodologie, dans la mesure où elle met en jeu la responsabilité des organisateurs.
Cette formation vise à donner aux participants les connaissance et la méthodologie nécessaire à l’organisation d’un évènementiel en toute responsabilité.
Module 1 : En amont – Conception du projet/faisabilité
- Typologie d’animation et d’événement, la responsabilité
- Idée/Définition du projet (quoi, quand, comment, qui ?)
- Le budget prévisionnel
- Création de supports de base (dossier présentation, de partenariat, de presse)
- Définition de l’ensemble des besoins
Module 2 : En amont – La recherche de partenaires
- Partenaires institutionnels
- Partenaires privés, sponsors
Module 3 : En amont – Partie administrative (selon la typologie)
- Assurance
- Secours
- Déclaration et dossier de préfecture
- Plan vigipirate
Module 4 : En amont – Communication
- Définition et création de ses supports de communication
- Choix de ses canaux de communication
- Définition de son plan de communication
- L’animation de sa « communauté »
Module 5 : L’aspect humain
- Être un véritable chef d’orchestre
- Savoir fédérer derrière un projet
- Les bénévoles
- La gestion et planification des tâches
- Création de supports : rétro-planning et roadbook
Module 6 : Pendant l’événement
- Vue d’ensemble avec un élément détaché, superviseur de l’événement
- Gestion des imprévus
- Communication en live
Module 7 : Le Post-événement
- Bilan/statistiques
- Enquête de satisfaction
- Remerciements
