Formation - Organiser et gérer un évènement de A à Z

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Objectifs pédagogiques

Identifier les enjeux de l’événementiel
Construire et organiser un événement de A à Z en intégrant les aspects humains
Établir une stratégie de communication événementielle efficace

L’organisation d’évènements met en jeu des contextes et des compétences très variées, et interagit avec de nombreux partenaires ou interlocuteurs. Le contexte de la crise sanitaire et les exigences environnementales ont encore exacerbé cette mission complexe, qu’il convient d’aborder avec rigueur et méthodologie, dans la mesure où elle met en jeu la responsabilité des organisateurs.
Cette formation vise à donner aux participants les connaissance et la méthodologie nécessaire à l’organisation d’un évènementiel en toute responsabilité.

Module 1 : En amont – Conception du projet/faisabilité

Typologie d’animation et d’événement, la responsabilité
Idée/Définition du projet (quoi, quand, comment, qui ?)
Le budget prévisionnel
Création de supports de base (dossier présentation, de partenariat, de presse)
Définition de l’ensemble des besoins

Module 2 : En amont – La recherche de partenaires

Partenaires institutionnels
Partenaires privés, sponsors

Module 3 : En amont – Partie administrative (selon la typologie)

Assurance
Secours
Déclaration et dossier de préfecture
Plan vigipirate

Module 4 : En amont – Communication

Définition et création de ses supports de communication
Choix de ses canaux de communication
Définition de son plan de communication
L’animation de sa « communauté »

Module 5 : L’aspect humain

Être un véritable chef d’orchestre
Savoir fédérer derrière un projet
Les bénévoles
La gestion et planification des tâches
Création de supports : rétro-planning et roadbook

Module 6 : Pendant l’événement

Vue d’ensemble avec un élément détaché, superviseur de l’événement
Gestion des imprévus
Communication en live

Module 7 : Le Post-événement

Bilan/statistiques
Enquête de satisfaction
Remerciements

Apports théoriques
Utilisation d’outils collaboratifs et participatifs comme Klaxoon
Partage et retours d’expériences
Mise à disposition d’outils méthodologiques : budget prévisionnel, roadbook, rétro-planning…
Support pédagogique remis sous forme de PDF

Chargé.e d’animation et/ou d’évènementiel

Aucun pré-requis

Matériel nécessaire :

Un ordinateur portable

Évaluation des acquis par l’intervenant.e en fonction des objectifs visés : quizz et cas cas pratiques
Questionnaire de satisfaction en ligne envoyé le lendemain de la fin de la formation

Questionnaire de pré-formation en ligne

Délais d’accès

Les inscriptions peuvent être prises en compte jusqu’à 5 jours avant le début de la session concernée. Néanmoins, conformément à nos Conditions Générales de Vente, en cas d’inscription du client dans les délais de 15 jours calendaires précédant le début de la formation, celui-ci renonce à pouvoir annuler sa formation (sauf cas de force majeure).

Pour les formations sur-mesure, le délai de prise en compte de votre demande est d’une semaine. Le temps de conception puis d’organisation de l’action dépend ensuite de la nature et de la complexité de celle-ci.

Accessibilité handicap

Trajectoires Tourisme est soucieux d’accueillir les personnes en situation de handicap sans discrimination. Nous veillons à garantir l’égalité des droits et des chances des personnes en situation de handicap pour accéder à la formation et pour leur permettre de valider leur parcours. Merci de nous contacter en amont de l’inscription pour identifier et étudier ensemble les possibilités d’aménagement de la formation et pour vous offrir des conditions d’accueil adaptées dans nos locaux ou à distance dans le cadre d’une formation digitale.