Organiser un évènement de A à Z

Devenir un super organisateur d'évènements (programme mis à jour)
3 jours / (21 heures)
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Objectifs pédagogiques

  • Concevoir un évènement cohérent avec la stratégie du territoire et adapté à son public.
  • Organiser et planifier toutes les étapes du projet.
  • Mobiliser et coordonner les partenaires et intervenants dans une dynamique collective.
  • Évaluer l’impact de l’évènement et intégrer des critères de durabilité.

Les structures touristiques organisent régulièrement des évènements variés (animations locales,
festivals, inaugurations, évènements culturels ou sportifs). Ces projets nécessitent une méthodologie claire pour assurer leur cohérence avec la stratégie du territoire, leur sécurité, leur conformité réglementaire et leur réussite auprès du public. Les équipes doivent être formées pour maîtriser toutes les étapes : conception, organisation, communication, partenariats, logistique, sécurité et évaluation. L’enjeu est double : valoriser la destination, sa structure et garantir un évènement à la fois attractif, bien géré et durable.

 

Module 1 : Les fondamentaux de l’événementiel touristique

  • Typologie des manifestations : culturelles, sportives, récréatives, intérieures/extérieures, gratuites/payantes…
  • Objectifs stratégiques et retombées pour le territoire.
  • Responsabilités de l’organisateur : image, sécurité, conformité.
  • Points réglementaires essentiels (déclarations, droits de diffusion, autorisations
    administratives…).
  • Sécurité : sanitaire, incendie, accessibilité…

Module 2 : Concevoir et cadrer son évènement

  • Définir le concept : objectifs, cibles, messages.
  • Construire une fiche-projet : cohérence avec la stratégie touristique.
  • Rôle du responsable évènementiel comme « chef d’orchestre ».

Module 3 : Méthodologie et concevoir les outils nécessaires au pilotage du projet

  • Planification globale et rétroplanning.
  • Hébergements et rooming lists
  • Accueil et signalétique.
  • Restauration et gestion des prestataires F&B.
  • Logistique
  • Matériel
  • Gestion des flux (participants, artistes, VIP, presse..).
  • Intégrer la durabilité : réduire l’empreinte carbone, valoriser les circuits courts, accessibilité…

Module 4 : Communication et partenariats

  • Stratégies de communication.
  • Identifier et mobiliser les partenaires institutionnels, privés et bénévoles.
  • Pilotage des équipes internes et externes.

 

Module 5 : Évaluer et améliorer son évènement

  • Indicateurs de performance : fréquentation, satisfaction, retombées économiques /médiatiques.
  • Bilan et retours d’expérience pour les éditions futures.

 

  • Apports théoriques
  • Ateliers pratiques (brief, rétroplanning, évaluation de l’événement).
  • Collaborative : travail en sous-groupes pour co-construire les projets.
  • Echanges d’expériences
  • Support ou ressources pédagogiques transmis aux stagiaires

Chargé d’animation et/ou d’évènementiel

Pas de pré-requis 

Questionnaire de pré-formation en ligne 

  • Évaluation des acquis par l’intervenant.e en fonction des objectifs visés : exercices (brief, retroplanning, grille d’évaluation), simulation de gestion de l’évènement. 
  • Questionnaire de satisfaction en ligne envoyé le lendemain de la fin de la formation  

À propos du formateur

La formation est animée par Berta CANOVAS, spécialisée en marketing, expérience client et évènementiel. Elle a exercé comme Events Manager et organisé de nombreux évènements (séminaires, évènements culturels et d’affaires…).