Entre les vœux et la galette, il n’y a pas que les assiettes qui s’empilent : les dossiers aussi… Des bilans d’activité à la clôture des comptes, de la finalisation de la stratégie aux entretiens individuels, on ne sait plus où donner de la tête. Et surtout comment la garder froide (même en plein hiver !). Tour d’horizon des bonnes pratiques pour alléger sa charge mentale avec quelques suggestions issues des collègues du tourisme… mais pas que !
Regards d’experts :
Violaine Durdilly – intervenante à Igensia Rhône-Alpes
Spécialiste de l’accompagnement des entreprises dans leur évolution RH & managériale, Violaine Durdilly partage quelques astuces pour ne pas se faire déborder en décembre ou janvier… même si elle précise bien que cela vaut en réalité toute l’année car la charnière calendaire n’est pas le seul temps fort à gérer pour un manager !
Dans le monde digital dans lequel nous vivons, la (sur)charge mentale est en effet constante : savoir couper les outils numériques et les sollicitations externes lorsque l’on travaille sur un dossier de fond, s’accorder des temps de travail ‘off’ et repenser la structuration de son organisation sont les premiers points à mettre en place… et à tenir.
Autres tips simples mais efficaces : la régularité du travail, qui peut être accompagnée d’outils de gestion du temps pour rester concentré. Violaine Durdilly invite ainsi chacun à se repencher sur les bases de la matrice d’Eisenower par exemple, pour savoir différencier les tâches urgentes, importantes… et le reste ! L’anticipation des missions va de pair avec ce conseil pour ne pas se laisser déborder lorsque les pics d’activité arrivent.
Côté management pur, Violaine Durdilly met en avant deux techniques :
- accepter de déléguer, et le faire aux bonnes personnes, de manière structurée, sans improvisation pour que la feuille de route des collaborateurs soit claire. La charge de travail comme la charge mentale du manager seront ainsi allégées en fin et en début d’année… et tout au long de l’exercice !
- mettre en place des rituels de décision et de communication adaptés, pour valider la bonne avancée des dossiers et vérifier que chacun ait bien toutes les clés en main.
“Proposer un temps de travail en équipe hors cadre en amont des périodes cruciales est plus efficace encore. Sortir de ses murs permet de mieux réfléchir, de s’extraire du quotidien pour aller ensemble dans le même sens”. Et puis, c’est parfois tabou mais c’est fondamental pour cette spécialiste du management : prendre de vraies vacances ! Se reposer, déconnecter réellement, pour être en capacité physique et mentale d’affronter la nouvelle année.
Le changement de saison, atout ou circonstance aggravante dans la sphère professionnelle ?
Violaine Durdilly rappelle l’impact de la nature sur l’Homme en général, qu’il soit en situation personnelle ou professionnelle. L’hiver est la saison du ralentissement, de l’hibernation. Il est donc compliqué d’exiger des corps et des cerveaux d’être dans la profusion estivale. Elle conseille de tendre au respect du rythme naturel dicté par les saisons pour finalement être plus performant dans la durée. « Garder le même rythme toute l’année, c’est un peu comme si vous vouliez courir un marathon à la vitesse d’un sprinter… Il y a peu de chance que l’on vous retrouve sur la ligne d’arrivée » confie-t-elle en souriant.
L’expertise d’Anne Bresson – Responsable des ressources humaines – Agence Grenoble Alpes
Avec une cinquantaine de collaborateurs, l’Agence Grenoble Alpes est un gros porteur. Tenir la barre est donc un défi et pas seulement en fin d’année confie Anne Bresson : « c’est la période où la fatigue ressort, le stress aussi, mais le lancement de saison, le rapport d’activité ou la rentrée sont aussi complexes. »
Le point crucial de cette époque est l’organisation des entretiens annuels : la responsable RH a une mécanique bien huilée qui permet de rester à flots. Le Directeur reçoit très tôt les responsables de pôles pour leur fixer des objectifs afin qu’ils aient le temps en tout début d’année de déployer ces ambitions au sein de leurs équipes. Anticipation et organisation ! Afin de rendre ces temps formels plus fluides, les managers sont invités à planifier des échanges réguliers dans l’année avec chacun de leurs collaborateurs.
L’échange justement est au cœur de la politique RH de l’Agence Grenoble Alpes pour lisser l’activité, cadrer les priorités et les méthodes de travail, et par conséquent alléger le stress.
Plusieurs rendez-vous ont ainsi été imaginés par l’équipe RH :
- le BIM ou bimensuel : un sujet clé est abordé en 30 minutes pour fluidifier la descente d’information. Actualité RH, nouveau produit en vente, question technique en vue de l’audit Destination d’excellence… Cette présentation est accessible en présentiel, en visio et même en replay. Transparence et régularité du partage d’information apportent de la sérénité au quotidien.
- le café DD (NDLR : développement durable) : un représentant de chaque pôle est invité à participer à ce moment d’échange mensuel et transversal dédié à la politique RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale). Établissement d’une norme partagée pour choisir les fournisseurs, partage des bonnes pratiques pour vider et trier la boite mail : tous les sujets sont traités pour avancer efficacement et de manière collaborative.
- le pique-nique RH : ce temps informel permet de se tenir informé des évolutions en la matière ou de bénéficier d’un éclairage technique sur des notions essentielles comme le fonctionnement des congés payés ou le décryptage d’un bulletin de salaire.
Les temps conviviaux de fin d’année, un cadeau empoisonné ?
Anne Bresson apprécie comme chacun la convivialité du repas de Noël ou de la galette, l’un des 6 ou 7 temps informels organisés par le CSE. Mais elle soulève un point que peu osent avouer : ils génèrent du travail et chargent le planning ! Il faut en effet, trouver une date, un lieu, organiser l’événement, libérer une soirée familiale ou de repos. Ces temps conviviaux sont très importants pour créer de l’unité dans chaque service ou de manière transversale dans l’entreprise, mais leur positionnement dans l’année pourrait être réfléchi au-delà des traditions du calendrier.
L’expérience de Vincent Garnier – Directeur général OT Clermont Auvergne Volcans
Cela fait près de 40 ans que Vincent Garnier roule sa bosse dans le monde du tourisme. D’OT en ADT et CRT, avec plusieurs postes de direction, il partage avec nous son regard à 360° sur la gestion à la fois du temps et des équipes.
La bonne gestion des ressources humaines est d’ailleurs la meilleure source de sérénité pour aborder la fin d’année selon Vincent Garnier. L’organisation interne de l’OT Clermont Auvergne Volcans est basée sur le respect mutuel permanent, ce qui permet d’aborder les temps forts, de fin d’année dans de bonnes dispositions. Chacun connait son métier, les enjeux de sa mission, et sait aussi faire la part des choses entre les moments conviviaux comme le séminaire mixant travail et animations ludiques ou le repas de fêtes, et les temps récapitulatifs ou d’entretien annuel.
Selon le directeur auvergnat, décembre et janvier avec bilan, présentation de stratégie et entretiens ne sont pour autant pas plus complexes que la rentrée, le lancement de saison et surtout qu’une fusion des OT ! « Il ne faut donc pas se stresser plus que de raison. » Il avoue que l’expérience est sa grande alliée sérénité. Mais d’autres éléments, que chacun peut mettre en place, ont également un impact positif : la régularité du travail, l’anticipation, un quota de jours de télétravail pour ralentir le rythme et favoriser concentration et prise de hauteur sur le quotidien, ou encore la constance des relations avec les acteurs locaux.
La botte secrète de Vincent Garnier pour faire face au stress dans les moments clés :
Savoir dire non, arbitrer, faire des choix. On ne peut pas tout faire, surtout tout faire bien, donc il est indispensable de savoir choisir l’important, que ce soit avec les équipes, dans les actions ou auprès des différentes parties prenantes de l’office de tourisme (NDLR : élus, socioprofessionnels…).
En résumé
La fin d’année est sans nul doute une période chargée et pas uniquement pour le foie ! Il faut faire preuve de souplesse et d’organisation pour jongler entre entretiens annuels et temps conviviaux, bilans annuels et prospective. Mais cette charge mentale importante revient en réalité plusieurs fois par an dans chaque structure : relativiser serait le premier enseignement à appliquer. De manière plus formelle, nos témoins invitent à repenser les modes de management pour s’affirmer durablement comme leader par sa posture comme par ses actes, à définir une organisation du travail pour optimiser la performance individuelle et collective, à bien accompagner ses collaborateurs pour développer l’autonomie et renforcer la confiance dans l’équipe.
Et à savoir déconnecter : c’est peut-être la première idée à mettre en œuvre à la fin de cette lecture ? On arrête de bûcher, on troque le téléphone contre les skis ou un bon roman… et on s’offre une belle part de dinde aux marrons !
