Formation continue

Comment évaluer les besoins de montée en compétences de ses collaborateurs ?

Publié le 5 février 2024 , par Samantha Ambrosioni et Manuela Levalet
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Apprendre, c’est l’histoire de toute une vie.  Se former régulièrement, c’est la garantie de s’épanouir davantage dans ses missions, de se sentir plus confiant et plus efficace. Monter en compétences booste aussi son potentiel pour construire sa carrière et s’ouvrir des opportunités d’évolution. De leur côté, les entreprises ont tout à gagner à accompagner leurs collaborateurs dans cette démarche. De la fidélisation des talents à l’amélioration des performances, les avantages sont nombreux pour elles.

Si l’entretien annuel et les bilans de parcours sont des moments importants et opportuns pour parler des besoins de montée en compétences, il n’est pas toujours évident d’avoir les réponses à ce moment-là. Et comment se questionner ou questionner son collaborateur de manière efficace pour comprendre les besoins prioritaires pour le salarié et l’entreprise ? De plus, au-delà des salariés en poste, l’identification des besoins en compétences s’avère crucial pour le recrutement de nouveaux collaborateurs.

Découvrez des méthodes concrètes à adopter directement dans sa boîte à outils RH.

 

Besoins collectifs et besoins individuels de développement de compétences 

Les besoins de développement professionnel sont multiples. Ils sont une combinaison prenant en compte les besoins spécifiques de chaque individu, de chaque métier et chaque entreprise.

Les besoins collectifs de montée en compétences concernent l’ensemble des équipes. Souvent générés par des changements au sein de l’entreprise, ils peuvent apparaître par exemple avec…:

  • l’introduction de nouveaux outils et logiciels
  • un changement de stratégie de développement
  • la volonté de remédier à des dysfonctionnements
  • des obligations légales en matière d’hygiène ou de sécurité
  • etc.

👁️ Imaginons… vous êtes une structure touristique. Vous avez décidé d’installer une messagerie instantanée pour interagir rapidement avec vos visiteurs. Dans le cadre de ce déploiement, il faudra prévoir de former vos équipes afin d’offrir une qualité de service optimale sur ce nouveau canal de communication.

D’autre part, les besoins individuels sont étroitement liés à la situation de chaque collaborateur, à son poste ou à ses aspirations professionnelles. Un de vos salariés peut, par exemple, exprimer le besoin d’une formation en méthodes d’organisation pour mieux gérer ses tâches au quotidien.

3 outils pour identifier les besoins en montée de compétences

Bien souvent, on attend les entretiens professionnels (obligatoires tous les 2 ans) et les bilans de parcours (tous les 6 ans) pour poser la fameuse question « Tu aurais besoin de quoi comme formation ? » La tête dans les dossiers toute la journée, pas toujours évident d’identifier les manques, de prendre le recul nécessaire sur sa propre progression.

Pour vous aider à les identifier et à mobiliser le potentiel de chacun, de nombreuses méthodes existent. Nous en avons sélectionné 3 pour vous.

1- Réaliser une cartographie des compétences des collaborateurs

La cartographie des compétences offre une vue d’ensemble des compétences existantes au sein d’une entreprise. Ses objectifs et apports sont multiples :

  • Réaliser des plans de formation adaptés aux réalités du terrain
  • Créer des parcours de carrière personnalisés en fonction des aptitudes et aspirations
  • Détecter les profils à recruter
  • Permettre plus d’agilité et collaboration entre les services

👉 Comment la mettre en place ?

Véritable outil stratégique de l’entreprise, sa réalisation doit être fait pas à pas :

  1. Identifier les postes existants et à créer en fonction des objectifs de l’entreprise
  2. Récolter les informations sur les compétences (techniques, comportementales et transversales) requises pour l’exercice de chaque fonction. Pour cela, on peut s’appuyer sur les référentiels métiers de sa branche. Ces documents officiels sont réalisés par des organismes nationaux. Pour le tourisme par exemple, l’Observatoire des métiers de la branche des organismes de tourisme, associé à l’Afdas, opérateur de compétences, a créé le référentiel des activités et responsabilités des organismes de tourisme. Les remontées terrain des managers et collaborateurs pour l’identification des compétences sont bien entendu aussi des sources d’information importantes
  3. Définir le niveau requis attendu pour chaque compétence, de débutant à expert, en détaillant au maximum les différences par niveaux.
  4. Evaluer les compétences existantes de chaque collaborateur (par le biais par exemple des entretiens professionnels ou d’autres outils d’évaluation des compétences)

Une fois réalisée, la cartographie des compétences est un outil très utile pour identifier les écarts entre les compétences requises et les compétences réelles des collaborateurs, permettant ensuite de construire des plans de formations adaptés aux réalités du terrain.

Important ! Pour que la cartographie des compétences soit efficace, il est essentiel qu’elle soit personnalisable à votre fonctionnement et mise à jour régulièrement en fonction des compétences détenues et des évolutions des métiers.

2- La prospective-régressive

Derrière ce mot un peu barbare, la prospective-régressive est aussi connue sous le nom de « souvenir du futur ». Ce n’est pas plus clair ? Laissez-moi vous donner un exemple concret….

En entretien annuel, proposez l’exercice suivant à un collaborateur : imagines-toi dans 5 ans, ce que serait ton métier, tes missions, ton environnement de travail. Maintenant que le tableau est dressé, on va remonter le temps pour identifier les étapes, les décisions, les compétences qui t’ont permis d’en arriver là.

Outil puissant pour identifier les besoins en montée de compétences des collaborateurs, la méthode prospective-régressive permet de planifier le développement professionnel de vos équipes en regardant à la fois vers :

  • l’avenir (prospective) pour prévoir les compétences nécessaires à partir d’une analyse des tendances de votre secteur, des évolutions technologiques et de vos objectifs
  • le passé (régressive) pour évaluer les compétences actuelles et capitaliser dessus tout en identifiant les « faiblesses » des collaborateurs

Cette comparaison permet de construire les perspectives d’évolution professionnelle et d’identifier les formations qui peuvent y contribuer.

La méthode prospective-régressive peut également être employée à l’échelle d’une structure ou d’un collectif pour faire phosphorer l’ensemble des collaborateurs autour d’une thématique spécifique ou de construire la stratégie à moyen ou long terme de son organisation.

3- La rétrospective

À la fin d’un projet ou après un évènement, la rétrospective est une réunion d’équipe durant laquelle on va identifier :

  • ce qui a bien fonctionné
  • ce que l’on ferait différemment
  • comment l’équipe peut s’améliorer
  • les compétences qui ont manqué

Véritable moment d’échanges et d’introspection, cette méthode permet à chaque membre de partager ses réflexions en toute transparence et bienveillance. Une fois les besoins identifiés, il convient de les classer par ordre de priorité et, surtout, de développer un plan d’actions concret. L’enjeu est à la fois de renforcer les compétences de vos équipes, de les soutenir dans leurs missions et de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

En bref, la rétrospective est votre nouveau meilleur ami !

Comment réussir la montée en compétences de vos équipes ?

Vous avez identifié les besoins de montée en compétences de vos équipes : première étape faite ✅ Encore quelques étapes pour s’assurer que vos objectifs sont bien atteints.

Prioriser les actions de formation

L’état des lieux des besoins en compétences réalisé, reste maintenant à analyser et prioriser les demandes de formation. Pour cela, il convient de … :

  • Distinguer les besoins de formation immédiats des besoins à plus long terme par rapport aux objectifs stratégiques de l’entreprise
  • Prendre en compte et anticiper les évolutions technologiques et sectorielles qui pourraient impacter les métiers
  • Intégrer les retours des managers et collaborateurs qui peuvent révéler des besoins spécifiques et des préférences en matière de développement professionnel

A travers ces étapes, les responsables des ressources humaines peuvent élaborer un plan de formation efficace et aligné sur les besoins réels de l’organisation et des salariés. Point important : prenez le temps d’expliquer à vos collaborateurs vos critères de classement en les croisant avec la stratégie globale de l’entreprise.

Définir des objectifs SMART

La montée en compétences doit avoir un sens pour obtenir l’engagement des équipes. La solution la plus efficace est de leur expliquer vos objectifs. Ainsi, en amont des actions de formation, vous devez clarifier vos attentes. Pour cela, rien de mieux que la méthode SMART :

  • Spécifique : l’objectif doit être clairement défini
  • Mesurable : il doit être mesurable en utilisant des indicateurs de performance pertinents et définis en amont du suivi de la formation
  • Atteignable : les objectifs fixés doivent être adaptés au niveau du salarié, en prenant en compte les réalités et conditions. On atteint pas les sommets sans commencer par grimper la montagne !
  • Réaliste : il doit être pertinent par rapport à votre stratégie globale, votre organisation et à ce que vous savez ce que vos équipes / collaborateurs sont capables. Exit le mouton à 5 pattes !
  • Temporellement défini : il doit y avoir une date butoir, voire prévoir des étapes intermédiaires pour évaluer dans la durée les progrès réalisés.

Une fois vos objectifs définis, nous vous recommandons de les communiquer auprès de vos collaborateurs pour plus de transparence et d’horizontalité.

Evaluer la montée en compétences

La formation terminée, il convient maintenant d’évaluer la montée en compétences du collaborateur. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées :

  • Auto-évaluation : Encouragez les individus à s’auto-évaluer en fonction des compétences ciblées. Ils peuvent identifier leurs propres points forts et faibles, ce qui permet d’obtenir une perspective personnelle sur leur progression.
  • Evaluation du formateur : A l’issue d’une formation, chaque stagiaire est évalué sur l’acquisition de ses nouvelles compétences par le formateur. Cela passe par un quiz, des exercices, des mises en situation… Pour les formations certifiantes, la certification est délivrée à l’issue de la réalisation d’un examen spécifique.
  • Feedback régulier et constructif des supérieurs : Le processus de montée en compétences est un cycle continu. Réévaluer régulièrement les compétences des équipes, observer la personne en action dans son environnement de travail permettent d’anticiper les besoins futurs en formation et d’ajuster les objectifs fixés au besoin.

Vous avez désormais toutes les clés pour mener vos équipes vers les sommets de la compétence. Il est maintenant temps d’ouvrir votre voie…

Formations sur le sujet

Piloter et faire vivre son plan de développement des compétences
Tarif
300,00 € HT
Durée
1 jours / 7 heures
Date et lieu
19 septembre 2024, Clermont-Ferrand
Formation - Gestion des ressources humaines dans le tourisme | Trajectoires Tourisme - Formation continue tourisme
Les fondamentaux de la gestion des Ressources Humaines de mon organisation
Tarif
900,00 € HT
Durée
3 jours / 21 heures
Date et lieu
10 au 12 juin 2024, Chambéry
Mener ses entretiens professionnels et bilans de parcours
Tarif
300,00 € HT
Durée
1 jours / 7 heures
Date et lieu
Pas de session proposée pour le moment
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