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La boîte à outils pour travailler et collaborer à distance

Garder le lien avec ses équipes à distance, organiser des réunions digitales, collaborer à distance au quotidien ou en gestion de projet, partager des informations, des documents, générer des idées en simultané…ces missions, vous les faites chaque jour. Et pour cela, il est essentiel de faire appel aux bons outils en fonction de vos besoins et vos usages et de savoir  les utiliser efficacement. 

Cette liste n’étant pas exhaustive, nous avons souhaité vous faire profiter des outils gratuits ou payants que nous avons testés :  

Messageries instantanées 

Pour garder le lien avec ses collègues, ses partenaires 

Microsoft Teams 
L’outil Teams présente de nombreux avantages. Premièrement, il permet de faire de la visio avec ses équipes ou des personnes externes à l’entreprise (sans besoin d’installer de logiciel). Deuxièmement, c’est aussi une messagerie instantanée fluide. Troisièmement, Teams offre la possibilité de partager des fichiers et de collaborer en temps réel. Enfin, si vous avez Outlook en messagerie, votre agenda sera synchronisé sur Teams. 

Gratuit limité à 300 utilisateurs. 
Versions payantes : abonnement à Microsoft 365 (qui inclut Microsoft Teams) à partir de 4.20€/mois et par utilisateur. 

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Slack 
C’est l’outil de messagerie instantanée idéal, pour les petites et moyennes équipes dans sa version gratuite. Slack offre la possibilité d’organiser les conversations par canal (fil de discussion), canal qui peut être ouvert à toute l’équipe ou en droit restreint. Tout comme Teams, Slack permet aussi de discuter en privé avec certains membres de l’équipe. Cet outil peut se synchroniser à de nombreuses applications pour faciliter le travail d’équipe (Google Drive, Trello, outils de sondages…). 

Gratuit.  
Version payante : à partir de 6,25€/mois et par personne 

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Mattermost 
C’est un peu le Slack open source.  Il reprend d’ailleurs les grandes fonctionnalités de ce dernier comme les discussions par équipe ou par canal, ou l’intégration de plus d’une cinquantaine d’applications externes pour organiser le travail d’équipe. A la différence de Slack qui bride son offre gratuite à 5 Go, l’édition communautaire de Mattermost ne présente aucune limitation en termes d’espace de stockage. 

Gratuit 
Version payante : à partir de 9€/mois 
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Tableaux d’organisation 

Pour s’organiser, partager des idées ensemble 

Mural
Vous souhaitez faire un brainstorming en équipe, sans passer des heures à préparer votre outil ? Mural est fait pour vous. Il s’agit d’un tableau blanc collaboratif où chacun peut venir partager son idée, avis via des post-it de couleur. Ces posts-it peuvent contenir du texte, des images, des vidéos, des liens. Mural propose également des templates pour organiser des SWOT, planning, cartes de stratégie, matrices, storyboards et bien d’autres. Chaque participant peut intervenir en direct sur le tableau et voir toutes les interactions des participants en temps réel. 

Essai gratuit pendant 30 jours  
Payant à partir de 10,64€/ mois 
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Padlet
Vous travaillez à plusieurs sur un même sujet ? Vous organisez une veille thématique que vous voulez partagez ? Vous avez envie de créer une “boîte à outils” pour vous et votre équipe ? Padlet va devenir votre meilleur ami ! On crée une page (un “padlet”) au sein de laquelle on va pouvoir ajouter des liens vers des sites, des vidéos, des fichiers sons… et on classe le tout sous forme de colonnes aux titres évocateurs pour retrouver ses petits. Vous pouvez laisser chacun apporter un commentaire aux ressources, en apporter des nouvelles… Tout est centralisé et ce gratuitement si vous ne créez que quelques pages ! Padlet est un outil très visuel et pratique pour travailler ensemble sur un sujet commun.  

Gratuit : limité à 3 padlets 
Payant à partir de 10€ /mois 
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Mindmeister
C’est un outil qui vous permet des créer des cartes mentales de façon individuelle ou collective. C’est un bon outil de synthèse, de définition d’une problématique ou de créativité. La carte mentale permet de structurer ses idées en créant des liens entre elles, des grandes thématiques… C’est un outil très visuel qui permet de voir rapidement les ramifications possibles d’un sujet, les risques d’erreurs, les solutions possibles… 

Gratuit : limité à 3 cartes mentales 
Payant à partir de 4,99€/mois  
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Outils de visioconférence 

Pour faire des réunions 

Jitsi Meet
Une solution d’open source gratuite et sécurisée pour faire des réunions. Il n’y a aucune limite de participants, seules la puissance des serveurs et la bande passante peuvent restreindre l’utilisation. Jitsi Meet ne nécessite pas de création de compte. Il est même possible de l’intégrer sur la messagerie collaborative Slack. Pendant une visio, les participants peuvent utiliser le chat pour interagir, le partage d’écran et un éditeur de texte collaboratif accessible pour tous les participants. 

Gratuit.
Pour apprendre à bien s’en servir, visionnez en replay notre atelier sur Jitsi ici.
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Google Meet
Il fallait bien que le géant américain propose lui aussi son outil de visio. Dans sa version gratuite, Google Meet permet de regrouper 100 personnes dans un salon de discussion vidéo, et avec 16 webcams en même temps dans l’affichage en mosaïque. Pour lancer une réunion avec Google Meet, il suffit à l’organisateur de disposer d’un compte Google. 

Gratuit : 24h de réunion jusqu’au 31 mars 2021 
Payant : à partir de 8$ / mois et par utilisateur

Outils pour faire des présentations plus engageantes 

Genial.ly
Voilà, je l’avoue sans détour, c’est mon petit chouchou. Genial.ly est un outil avec une version gratuite et plusieurs abonnements payants qui va vous permettre de créer des présentations interactives de manière simplissime ! Et non seulement vous pourrez créer de “simples” présentations, mais vous pourrez les transformer en module e-learning, ou créer des infographies, des rapports, des images interactives ou ajouter un peu de gamification ici et là. L’outil vous propose des centaines de templates à exploiter, des illustrations, des polices de caractères… qui vous permettront une cohérence graphique tout au long de votre document. L’essayer c’est l’adopter, je vous aurai prévenus !  

Gratuit 
Version payante à partir de 7,49€/mois 
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BDNF 
Ajouter de la BD dans ses présentations, est-ce bien raisonnable ? Oui, mille fois oui car le pouvoir de l’image est très puissant, encore plus à distance ! Et quand vous vous dites que toutes les banques d’images que vous avez à disposition pour créer votre illustration sont celles de la Bibliothèque Nationale de France, là clairement on n’hésite plus ! L’appli est gratuite, multi-supports et hyper intuitive !   

Gratuit 
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Les Debriefing cards
Ces petites pépites très malignes sont là pour aider à faire une synthèse à l’issue d’une formation, d’un jeu, d’une réunion. Il y a de nombreuses questions disponibles, classées par grandes thématiques. Vous pouvez les consulter en ligne ou les télécharger gratuitement : elles transforment vraiment le débrief en quelque chose de constructif, qui permet au groupe d’avancer. Et comme leurs noms ne l’indiquent pas, elles sont disponibles en français. Laissez-les vous inspirer ! 

 Gratuit 
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Outils pour organiser des projets / prioriser ses tâches 

Trello
Trello est aujourd’hui l’une des références incontournables dans la gestion de projet dématérialisée ! Son utilisation très simple et très graphique en fait un bon outil de suivi et de répartition des tâches : on crée une carte par tâche. On attribue un ou plusieurs acteurs à la carte, une date, éventuellement une liste de sous-tâche et hop ! C’est fini. On peut ensuite classer les cartes dans des colonnes que l’on personnalise. L’ensemble est bien évidemment partagé à toute l’équipe projet qui peut interagir.  Une façon très visuelle d’observer l’avancement d’un projet ou les difficultés rencontrées. La version de base est entièrement gratuite, les payantes vous apporteront des options complémentaires. Un must ! 

Gratuit. 
Version payante : à partir de 9€ 
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Asana
Asana est le concurrent de Trello.  Son interface est moins intuitive mais plus complète avec notamment des vues “Calendrier” qui permettent en un seul regard de voir les étapes importantes qui arrivent, les tâches qui vous sont confiées, etc. Il y a aussi des outils de communication intégrées, ce qui permet d’avoir toutes les informations d’un projet au même endroit. Cet outil est à recommander pour des personnes plutôt à l’aise avec le digital, son aspect plus austère que Trello pourra décourager les moins enthousiastes !  

Gratuit
Version payante : à partir de 11€
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Outils pour organiser des webinars 

Trois conseils pour bien choisir votre outil pour animer un webinar : 

  • Listez vos besoins en termes de participants, fonctionnalités pendant le live, niveau d’interactivité avec les participants 
  • Assurez-vous que vous êtes à l’aise dans son utilisation, ne découvrez pas l’outil quelques minutes avant de démarrer… 
  • Faites des tests de connexion en amont, pour s’assurer que votre visio, son, bande passante fonctionnent 

Livestorm 
Livestorm est idéal pour ceux qui souhaitent animer régulièrement des conférences digitales avec un nombre de participants importants. C’est une solution clé en main qui ne nécessite pas de téléchargement spécifique. Son interface est ergonomique et intuitive, avec un tableau de bord qui permet de faire des rapports détaillés et de suivre les inscriptions au fur et à mesure. L’avantage de Livestorm c’est aussi l’automatisation de l’envoi des mails pour l’inscription (avec une belle page d’inscription personnalisable), le rappel et l’envoi du replay. Bien que conçu pour des webinars assez descendants, l’outil permet un peu d’’interactivité pendant le live avec des onglets chat, questions, sondages.  Le coût toutefois de cette plateforme est non négligeable.  

Gratuit : 10 inscrits et 20 minutes de live 
Version payante : à partir de 89€/ mois, options jusqu’à 1000 participants
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Zoom
Zoom a fait fureur lors du premier confinement, nul doute qu’il va de nouveau revenir sur le devant de la scène avec ce second passage. Il a l’avantage indéniable de proposer 45 minutes de visio gratuites et des fonctionnalités intéressantes de partages d’écran, de chat, etc. Il permet aussi la création de sous-groupes et l’écriture simultanée sur un document partagée (à main levée ou au clavier). Il est très intuitif et cette prise en main facile a renforcé son utilisation auprès des populations moins à l’aise avec le digital. 

Gratuit : 100 participants et 40 minutes par conférences 
Version payante : à partir de 13,99€ 
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Glowbl  
C’est un outil “tout en un” pour faire des réunions, des classes virtuelles ou des webinars. Il dispose d’une licence gratuite pour vous permettre de vous faire votre propre idée avant de passer aux licences payantes. Glowbl reproduit la dynamique d’une salle. Vous y trouvez des “tables” sur lesquelles peuvent être déposés des documents. Vous êtes représentés par une “bulle” et si vous vous éloignez de la personne qui parle vous ne l’entendez plus. Vous pouvez aussi vous rapprocher d’autres bulles et parler avec elles. On est ici dans une dynamique très participative.  

Payant : à partir de 4,90€/mois 
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Adobe Connect
C’est un outil payant de classe virtuelle, c’est-à-dire qu’il va disposer de nombreuses fonctionnalités intégrées pour animer votre groupe et interagir avec lui : outil de sondage en ligne, chat, sous-salles pour des travaux en groupe, partage de documents, d’écran ou d’application… C’est un outil qui demande d’y être formé (une petite heure suffit) mais qui apporte un vrai plus en termes d’animation ! 

Payant : 50€/mois 
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Outils de sondages 

Pour faire des sondages / votes / quiz

Google Forms
L’outil de Google pour la création simple et rapide de questionnaires et de récupération des données saisies par les participants. La création est gratuite, très intuitive et personnalisable à vos couleurs. Des modèles vous sont proposés par défaut, que vous n’avez qu’à modifier pour aller encore plus vite ou vous donner des idées.  

Gratuit
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Socrative 
Pour ajouter un peu de piment à vos présentations, laissez-vous tenter par l’appli de quiz “Socrative”. Il existe en accès gratuit et payant et est ultra simple d’utilisation. Vrai gros plus : il ne nécessite pas de création de compte pour vos participants, vous leur donnez juste l’adresse, le nom de la salle que vous avez créée et c’est parti ! Vous pouvez utiliser des questions type Vrai/Faux, des QCM ou des questions à réponse libre. 

Gratuit
Version payante : à parti de 60€/an

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Wooclap
Une version au-dessus de Socrative, notamment pour la typologie des questions possibles (par exemple sélection d’une zone sur une image). La version gratuite ne permet la création que de deux questions, il faudra donc vous tourner vers la version payante mais là aussi, vous gagnez en interaction et vos participants sont plus engagés dans ce qui leur est communiqué !  

Version gratuite limitée.
Version payante : à partir de 9,99€/ mois
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Pour voler de ses propres ailes et se défaire des GAFA 

Les colibris : si vous avez envie d’utiliser des outils qui ne récoltent pas vos données persos et qui s’engagent dans une approche durable du digital, je vous recommande les outils gratuits proposés par le collectif des Colibris. Vous y trouverez de nombreux petits bijoux et fonctionnalités pour travailler ensemble :  

  • Un mur post-it : je l’ai testé, testé, et retesté, c’est vraiment un outil très sympa à intégrer dans une classe virtuelle pour permettre à chacun de donner son avis sur un sujet, pour réfléchir ensemble, trouver des solutions… à la fin, une capture d’écran et on conserve le résultat. Top ! 
  • Un outil de planification de réunion et de sondage 
  • Un raccourcisseur d’URL 
  • Un chat 
  • Un outil de partage de cartes collaboratives (mon préféré ! GoGoCarto) 
  • Un outil pour organiser vos visio 
  • Et même un outil pour créer un wiki ensemble. 

Par contre je vous préviens, c’est comme la saveur “Netflix Chill’d” de Ben & Jerry’s, une fois que vous y aurez goûté, vous ne pourrez plus vous en passer !  
https://www.colibris-outilslibres.org/ 

Petite astuce pour son organisation pro avec Outlook 

Saviez-vous qu’avec Outlook, vous pouviez programmer l’envoi de vos mails au moment qui vous convient ? Comme ça vous préparez vos messages, vous sélectionnez le moment opportun pour leur envoi et vous n’avez plus à vous en soucier !  

Deux possibilités :  

  • Vous utilisez la web messagerie. Dans ce cas, lorsque vous créez un nouveau message, cliquez sur la flèche à droite du bouton “Envoyer”. Choisissez “Envoyer ultérieurement” puis indiquez la date et l’heure d’envoi. C’est aussi facile que ça ! 
  • Vous utilisez le programme “Outlook” installé sur votre ordinateur. Créez un nouveau message : dans le ruban des options qui apparaît en haut du message, rendez-vous dans la rubrique “Indicateurs” puis cliquez sur la petite flèche grise en bas à droite de cette zone. Dans la fenêtre “Propriétés” qui apparaît, cochez la case “ne pas remettre avant”, puis cliquez sur la date et l’heure d’envoi de votre choix. Cliquez sur “Fermer”. Terminez votre message et appuyez sur “Envoyer”. Votre message sera placé dans la boîte d’envoi avant son heure de départ. Alors, elle est pas belle la vie ? 
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