Vous organisez régulièrement, si ce n’est toutes les semaines, des réunions d’équipe. En gestion de projet, vous aimez suivre l’avancée des dossiers en organisant des réunions. Mais par moment, vous sentez que ces réunions sont trop longues, fastidieuses, avec des ordres du jour multiples souvent démesurés par rapport au timing annoncé. Et si vous passiez aux réunions sans ordre du jour ?

Dans ce premier atelier dédié à l’art de minimiser le travail inutile, nous vous présentons 3 méthodes d’animation sans ordre du jour, aux côtés de Jeanne De Kerdrel, formatrice et facilitatrice chez Semawe, une agence spécialisée dans les questions de coopération et de gouvernance.

4 formats de réunions sans ordre du jour

Les réunions sans ordre du jour ne sont pas des réunions sans objectif, bien au contraire ! Ces formats permettent de s’adapter à l’imprévu et de développer des méthodologies agiles pour gagner du temps en réunion.

La mêlée
(15 minutes, 10 – 12 participants)

Objectif : une remontée d’infos pour permettre à l’équipe d’avoir conscience du flux de travail et d’avancée de chacun.

C’est une réunion de 15 minutes qui permet de partager de l’information sur là où on en est dans un projet. Ce format peut également être très utile en réunion d’équipe quotidienne, pour s’exprimer sur l’actualité de la journée (ce que je vais commencer, ce que je vais terminer, mes difficultés…).

La réunion par points
(45 minutes à 1h, 10 – 12 participants)

Objectif : lever tout ce qui peut bloquer les membres d’une équipe dans leurs avancées sur un ou des projets

L’ordre du jour se construit collectivement, au démarrage de la réunion. La réunion est ainsi 100% connectée à l’actualité du l’équipe. Il y a une priorisation des points à l’ordre du jour pour pouvoir traiter les points dans le temps imparti. Pour chaque point, on peut poser une question, faire passer une info au groupe, faire une demande à quelqu’un. 

La rétrospective
(1h30, 10 – 12 participants)

Objectif : débriefer d’un projet et enclencher une démarche d’amélioration continue dans une équipe.

Au lieu d’attendre la fin d’un projet pour faire un bilan, l’idée est d’avoir de manière régulière tout au long du projet des moments de bilan. La rétrospective s’article autour de 5 phases :

  • l’ouverture : météo du jour
  • remontée d’infos : état des lieux où chacun met en lumière tout ce qui s’est bien passé depuis la dernière rétrospective, les difficultés rencontrées, les zones d’ombres, les questions en suspens…
  • générer des idées : sur les points bloquants qui ont été rencontrés
  • décider d’action : c’est le moment du filtre opérationnel. On va prioriser les idées et les transformer en des actions concrètes. C’est-à-dire fixer qui va porter l’action, dans quel timing, le résultat espéré…
  • clôture

Le forum ouvert
(une demi-journée à plusieurs jours, 3 à 200 participants)

Objectif : réfléchir en équipe sur des questions profondes et complexes (stratégie, organisation…).

Dans notre journée, on définit des créneaux de 45min à 1h. Chaque participant peut écrire autant de sujets qu’il le souhaite, en les pitchant à l’oral pour détailler son sujet. Pour prioriser et sélectionner les sujets à aborder, les participants négocient entre eux pour répartir les sujets par créneaux.

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Document disponible ici.

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