Comment s’organiser (et survivre) en télétravail ?

Aménager son espace de travail

Organiser son travail passe avant tout par l’aménagement de son espace de travail. Réservez une pièce – ou faute de mieux un espace – qui sera dédiée à votre travail. Il est également conseillé de garder toujours le même endroit pour conditionner son cerveau au travail lorsque l’on s’y trouve. Autre point : n’oubliez pas de ranger votre « bureau » à la fin de chaque journée. Cela vous donnera plus envie d’y retourner le lendemain et vous gagnerez en organisation.

Aménager son espace de travail c’est aussi soigner sa posture. Si vous n’avez pas réussi à « voler » votre chaise de bureau préférée avant le confinement, vous devez très certainement souffrir de raideurs au niveau de la nuque, de douleurs dorsales… Alors comment améliorer facilement l’ergonomie de son espace de travail à la maison ?

• Gardez les pieds à plat (surtout ne pas les croiser) et caler votre bassin au fond de votre siège
• Si vous avez un clavier externe, surélevez votre ordinateur (avec une pile de livres par exemple) jusqu’à ce que vos yeux soient au même niveau que votre écran. Vous ne devriez pas à avoir à pencher votre tête
• Adaptez la luminosité de votre écran pour limiter la fatigue de vos yeux

D’autres conseils pour soigner votre posture au travail ici.

Faire des To Do List hebdomadaire

Pour procrastiner le moins possible, on peut commencer par lister chaque jour, mais aussi par semaine, les tâches à réaliser.

Prioriser ses missions, hiérarchiser c’est la clef.

Perso, j’utilise des tableaux sur Trello qui me permettent d’organiser mes missions par jour, semaine, et d’afficher plus clairement mon échéancier. J’aime aussi dresser ma liste de To do la veille pour le lendemain, à la fin d’une journée de travail, pour avoir les idées claires dès le démarrage et ne pas m’éparpiller. Si vous ne connaissez pas encore Trello ou que vous débutez sur cet outil de gestion de projet, je vous invite à regarder en replay notre atelier Trajectoires Tourisme sur ce thème. Le lien est ici.

La liste de To do fonctionne aussi pour vos activités extra-professionnelles. Si en pleine journée de boulot, vous pensez à une activité que vous avez envie de faire le soir, le weekend, notez-la sur une feuille à part. Votre meilleur ennemi c’est en effet votre esprit qui est traversé par des milliers de pensées par jour. Pour vous aider à rester concentré, notez vos pensées, idées, qu’elles soient liées au boulot ou non.

Se fixer des plages horaires

Certes, à la maison, on peut être moins dérangé par les coups de fil du bureau d’à-côté, par les réunions qui s’enchaînent (quoi que, pendant ce confinement, c’est plutôt l’inverse de mon côté) ou par les déplacements pros. Dans ce contexte, on peut donc être rapidement tenté de faire déborder ses heures de travail. Mais attention à la fatigue mentale ! Travailler trop longtemps ne vous rend pas plus efficace, bien au contraire. Ce n’est pas moi qui le dit mais de vrais scientifiques.

Je vous conseille de garder au maximum vos horaires de travail classiques que vous aviez before-COVID. Si vous ne pouvez pas maintenir cette routine (notamment parce que vous devez jongler avec la carte « enfants dont il faut s’occuper »), essayez de réserver chaque jour des plages horaires fixes dédiées à votre travail. Faire un contrat moral avec vos enfants peut vous aider à faire respecter votre planning travail à la maison.

D’autres conseils (notamment pour les travailleurs qui sont aussi parents) ici.

Ne pas oublier les pauses

Ce n’est pas parce que vos collègues préférés ne sont pas là que vous devez oublier de vous accorder une pause le matin et l’après-midi. Prenez un bon café, faites quelques pas dans votre appartement (ou votre jardin pour les plus chanceux), mangez du chocolat (faute d’aimer le café). Si vous avez des enfants, prenez quelques minutes pour jouer avec eux. Fonctionne aussi avec les animaux et conjoints. Des pauses régulières vous permettent de prévenir la fatigue mentale et vous rendent donc plus efficaces. Pensez à les faire à heure fixe, et/ou juste après chaque activité sollicitante (notamment les réunions visios qui sont très énergivores). Astuce : se mettre une alarme quotidienne sur le téléphone.

Skillsday donne 7 conseils cocooning supplémentaires pour se faire du bien entre deux séances de télétravail. En savoir +

Déculpabiliser

Vous n’arrivez pas à avancer sur vos dossiers ? Vous êtes désorganisé ? Votre attention s’évapore à la moindre mouche qui tournoie autour de vous ? Vous n’arrivez pas à être efficace 7H d’affilé ? Vous savez quoi : CE N’EST PAS GRAVE !

Nous vivons actuellement une situation complètement hallucinante, inédite, extraordinaire, bouleversante…Personne, oui je dis bien personne, pas même les entreprises les plus visionnaires, n’était préparé à affronter cette crise. En quelques heures, tous nos repères, tous nos modes de vie ont été atomisés. Pour beaucoup, c’est la découverte du télétravail. Et même ceux qui pratiquaient déjà le homework ont dû revoir leurs manières de travailler.

Dans ce contexte, tout le monde tâtonne, essaye, expérimente, invente, fait fausse route par moment. Et c’est normal ! Ne nous culpabilisons pas si tout n’est pas parfait, si tout n’est pas efficace, rendu dans les timing imposés. Cela ne vous aidera en rien à être plus productif.

Alterner entre tâches rapides et projets de fond

Comment ne pas se décourager quant à la fin de journée, nous n’avons réussi à stabiloter qu’un seul point de notre To do ? Apprécier le travail accompli ça aide à se motiver et à se lancer dans d’autres activités. Libre à vous de célébrer à votre manière chaque tâche terminée.

Continuer à s’habiller

Ne rigolez pas ! Oui, je l’avoue, les premiers jours, je me pointais devant mon ordinateur en pyjama, un plaid sur les genoux et les cheveux en pagaille. Quel pied de ne plus devoir chercher le haut qui est assorti avec le bas, de galérer à s’appliquer l’eyeliner sans déborder. Oui, c’est vrai, j’ai adoré, les premiers temps, cette libération des dictats de la société. Mais rapidement, j’ai aussi réalisé que les barrières entre les moments de travail, les temps persos, la semaine, le weekend, la journée, la nuit s’entremêlaient. Du coup, baisse de motivation, déprime…sale tableau !

Dans une période où notre vision du futur (et dans futur j’entends une vision à 3 semaines) est incertaine , il est important de conserver des repères, des habitudes. Et cela commence par continuer à s’habiller, prendre soin de son apparence.

Réguler son temps mails et réseaux sociaux

C’est devenu presque un toc. Chaque jour, je rafraîchis bien une vingtaine de fois les pages Facebook et Linkedin de Trajectoires Tourisme pour m’assurer qu’il n’y a pas de nouvelles notifications. Entre deux touches de F5 (NB, c’est le raccourci pour actualiser une page internet), je tente vainement de me concentrer sur l’article que je dois écrire, sur le rapport que je suis censée mettre à jour… Mais c’est sans compter sur la réception de nouveaux mails auxquels j’essaye, tant bien que mal, de répondre dans la foulée. AU SECOURS !!!!!!

Si vous souffrez, comme moi, du syndrome de la sur-connexion, voilà quelques bonnes pratiques qui vous aideront à équilibrer vos utilisations des différents outils digitaux et à rester concentré :

• Limiter son nombre de visionnage de la boîte mail. Vérifier ses mails régulièrement ? Oui pour rester à jour, mais pas instantanément afin de limiter le nombre d’interruptions
•  Mettre en silencieux son téléphone sur certaines plages horaires pour éviter de recevoir une alerte pour chaque notification émanant des réseaux sociaux
•  Classer vos mails reçus dans des dossiers thématisés pour vous permettre de hiérarchiser et retrouver plus facilement les mails non traités
• Assigner un indicateur aux mails notamment pour les plus urgents qui nécessitent une réponse très rapide
• Réduire drastiquement le nombre de mails en utilisant des plateformes collaboratives avec vos équipes. Depuis le début de ce confinement, nous avons basculé une grande partie des échanges entre les membres du Trajectoires Tourisme sur l’outil Slack. Une petite révolution dans le travail d’équipe ! Si vous voulez en savoir plus sur ces plateformes collaboratives, je vous invite à voir en replay notre atelier à ce sujet.

Didask a créé un module de e-learning gratuit que nous vous conseillons de suivre. Court et très bien conçu, il vous aide à adopter quelques bonnes pratiques pour notamment maintenir sa concentration quand on travaille à la maison. En savoir +

Garder le lien avec ses collègues

Voilà déjà plusieurs semaines que nous ne voyons plus physiquement nos collègues. Mais ce n’est pas parce que notre vie sociale est au point mort d’un point de vue ‘physique’ qu’elle doit l’être aussi sur le plan digital. Ce confinement aura eu au moins l’avantage de nous montrer la pléthore d’outils de visio existants pour garder le lien avec ses collègues, avec ses proches. Zoom, Skype, Teams, LiveStorm, Jitsi…sont devenus nos meilleurs amis. Prenez des rdvs quotidiens, ou hebdomadaires avec vos collègues, pour faire des points réguliers sur l’avancée des dossiers, pour faire diffuser plus facilement l’info dans les équipes mais aussi pour entretenir les relations sociales.

Lors d’un atelier Trajectoires Tourisme, nous avons décortiqué, avec un expert du web, l’outil de visio-conférence 100% gratuit Jitsi Meet. Pour voir le replay, cliquez ici.

Télétravailler léger

Certes, nous avons tous levé le pied, ces dernières semaines, de façon drastique sur l’utilisation de la voiture, sur nos voyages en avion, réduisant ainsi en partie notre pollution carbone. Je dis bien en « en partie » car vous n’êtes pas sans savoir que le digital consomme aussi un peu voire même beaucoup selon vos usages.  Et dans cette période de télétravail amplifiée, notre utilisation des outils digitaux a explosé !

Alors comment télétravailler plus proprement ?

• Débranchez vos chargeurs d’ordinateur et téléphone quand vos outils sont chargés. Les batteries continuent en effet à utiliser de l’électricité
• Limitez votre utilisation des clouds qui sont eux aussi très énergivores en matière d’eau, d’électricité et qui posent la question de la sécurité des données. Privilégiez le stockage sur disque dur, via vos serveurs d’entreprise ou directement sur votre ordinateur.
• Épurez votre boîte mail en vidant votre corbeille, vos spams et tous les mails inutiles. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez plus, envoyez des pièces jointes que si c’est vraiment utile (et en réduisant, si c’est possible, leurs tailles). N’insérez pas automatiquement vos signatures mails, surtout si elles sont composées d’images.
• Connectez-vous à Internet en utilisant de préférence le wifi ou en filaire plutôt qu’en 4G qui utilise davantage de bande passante (et donc consomme plus).
• Si vous écoutez de la musique pendant le travail, privilégiez la radio au streaming, ou téléchargez vos musiques préférées. Cela fonctionne aussi pour les vidéos et films en streaming (et oui Netflix, OCS, et autre Disney + représenteraient plus d’1% des émissions de gaz à effet de serre à l’échelle mondiale – source Les Echos)
• Pendant les réunions, utilisez vos webcams seulement si c’est nécessaire. L’audio peut, dans la plupart du temps, suffire et utilise 1000 x moins de bande passante.
• Faites vos recherches web via des moteurs de recherche éthiques comme Lilo, Qwant, DuckDuckGo plutôt que Google

La Mona, en partenariat avec Trajectoires Tourisme dans le cadre de son programme annuel de webconférences, a animé le 15 avril un webséminaire sur l’écologie numérique. Voir le replay.